آموزش رایگان اصطلاحات پایه در اکسل Excel (به زبان ساده)
همانطور که میدانید نرم افزار اکسل جزو مجموعه برنامههای Office محسوب میشود؛ Excel در دسته نرم افزارهای صفحه گسترده(spreadsheet) قرار می گیرد که جداول بزرگی را برای مدیریت و برنامه ریزی در اختیار کاربران خود قرار میدهد. دانستن اصطلاحات پایه در اکسل بسیار اهمیت دارد.
اگر قصد داشته باشیم برنامههای صفحه گسترده را مورد بررسی قرار دهیم قطعا برنامه اکسل در صدر جدول ما قرار خواهد داشت. جالب است بدانید که این برنامه کاربردی بیش از 40 سال است که در سراسر دنیا مورد استفاده قرار میگیرد. اما شاید این سوال برای شما نیز ایجاد شود که صفحه گسترده چیست؟
در پاسخ به این سوال به طور خلاصه میتوان گفت: مجموعه برنامههایی که امروزه در زمینه صفحه گسترده فعالیت میکنند؛ جداولی را به منظور نظم و سازماندهی دادهها در اختیار کاربران قرار میدهند؛ هر جدول در اکسل شامل سطر و ستونهای زیادی است که شما را قادر می سازد تا با دستی بازتر دادههای خود را بررسی و اصلاح کنید.
امروزه می توان گفت تمامی شرکتهای بزرگ برای دسته بندی و سازماندهی حسابهای خود از نرم افزار اکسل استفاده میکنند؛ اما با این حال مشاهده میشود که افراد اطلاعات کمی درباره امکانات این برنامه گسترده و جامع دارند؛ به همین منظور قصد داریم در ادامه به آموزش رایگان اصطلاحات پایه در اکسل بپردازیم؛ پس با ما همراه شوید…
نرم افزار Excel در چه زمینههای استفاده میشود؟
قبل از اینکه بخواهیم به طور جامع به اصطلاحات پایه اکسل بپردازیم؛ بهتر است دیدی بازتر از کاربرد و امکانات برنامه Excel داشته باشیم. همانطور که در بالا نیز خواندید سری برنامههای صفحه گسترده بیشترین کاربرد را در زمینه تجارت و دنیای کار دارند. ثبت داده، سازماندهی و همچنین تهیه گزارش از دادهها به واسطه برنامه Excel بسیار سریعتر انجام میگیرد.
ضمن اینکه فرمول و توابع موجود در اکسل کاربر را قادر میسازد تا به راحتی داده یا همان حساب کتابهای خود را تحلیل کرده و در آخر بتواند گزارش کاری سازماندهی شده و مرتب به کارفرما خود ارائه دهد. در ادامه به تعدادی از امکانات ویژه نرم افزار اکسل اشاره کلی خواهیم داشت:
- امکان ایجاد فرمهای مختلف با ظاهر گرافیکی متفاوت
- امکان ایجاد داشبوردهای مدیریتی به منظور تفکیک و مدیریت دادهها و ساخت داشبورد در اکسل
- آمارگیری و پیشتیبانی به منظور پیاده سازی استراتژی
- محاسبه خرید و فروشهای روزانه به صورت خودکار
- و…
فرهنگ اصطلاحات اکسل اولین قدم برای یادگیری اکسل پایه
همانطور که در بالاتر نیز ذکر شد، برنامه اکسل گستردگی بسیار وسیعی را از خود به نمایش می گذارد که اغلب کاربران از آن بی خبرند! اما برای اینکه بتوان به این برنامه کاربردی مسلط شد باید شناختی ابتدایی از واژه های اکسل داشت.
هر واژه مربوط به یک قسمت است که فاکتورهای مختص به خود را ارائه میدهد. جالب است بدانید لغاتی که در ادامه به شرح آنها میپردازیم نه تنها در برنامه Excel بلکه در اغلب برنامههای صفحه گسترده کاربردی هستند.
ریبون “Ribbon” چیست؟
زمانی که وارد برنامه اکسل میشوید؛ در بالاترین قسمت صفحه نواری از دکمههای مختلف را مشاهده میکنید؛ (لازم به ذکر است بدانید این نوار تنها در نسخههای 2007 به بعد برنامه اکسل دیده میشود)؛ ریبون که عده زیادی آن را با نام روبین نیز میشناسند تبهای: View – Review – Data – Formulas – Page Layout – Insert – Home – File را در اختیار کاربران قرار میدهد که با کلیک بر روی هر کدام قسمت مرتبط با آن بخش باز میشود.
فایل (File)
زمانی که بر روی تب File کلیک کنید؛ با تبهای سیو، پرینت، اکسپرت و… روبرو میشوید؛ در واقع این تب به شما امکان گرفتن خروجی، باز کردن پروژه جدید و… را میدهد.
خانه (Home)
در این قسمت میتوان دستورات مربوط به قالب بندی، ویرایش تغییر فونت، سایز، رنگ و… راه مشاهده کرد.
قرار دادن (Insert)
در بخش Insert میتوان تنظیمات مربوط به درج جداول، انواع نمودارها و افزودن عکس را مشاهده کرد؛ در واقع این بخش بیشتر از لحاظ گرافیکی کاربرد دارد و به شما در بهتر نمایش دادن دادهها کمک میکند.
چیدمان صفحه (Page Layout)
در این قسمت میتوان دستورات مربوط به چیدمان صفحه، اندازه صفحه و سربرگ و ته برگ (header & footer) و تنظیمات مربوط به چاپ را مشاهده کرد.
فرمولها (Formulas)
در تب فرمولها میتوان دستورات مربوط به فرمولها را مشاهده کرد؛ در این بخش شما میتوانید فرمول اختصاصی خود را ایجاد کنید و یا از فرمولها و عملیات ریاضی پیش فرض استفاده نمایید.
دادهها (Data)
در تب دادهها میتوان گزینههای مربوط به ایمپورت، بهینه سازی و پردازش دادهها را مشاهده کرد.
مرور (Review)
در قسمت مرور یا همان Review میتوان دستورات مربوط به نظردهی، اثبات خواندن و تغییرات را مشاهده کرد؛ لازم به ذکر است شما در این قسمت میتوانید به تاریخچه تمامی تغییرات انجام شده دسترسی داشته باشید.
بازدید (View)
در این قسمت می توان دستورات مربوط به نمایش جداول را مشاهده کرد.
ورک بوک (Workbook) چیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده ورک بوک را توضیح دهیم باید به این نکته اشاره داشته باشیم؛ Workbook در مواقع همان نام فایل شماست؛ در حقیقت تمامی فایلهایی که شما در اکسل باز میکنید ورک بوک نامیده میشوند؛ باید بدانید که هر ورک بوک میتواند از یک یا چند ورک شیت تشکیل شده باشد.
ورک بوک چیست؟؟
اما در پاسخ به سوال ورک بوک چیست باید گفت: در واقع اگر اکسل را به عنوان یک شرکت در نظر بگیریم، Work book دفتر کار شماست! در مقابل فایل و مدارک مختلفی که در دفتر شما وجود دارند را میتوان ورک شیت عنوان کرد.
ضمن اینکه در برنامه Excel میتوان به صورت همزمان چندین ورک بوک را باز کرد؛ اما باید توجه داشت در چنین حالتی تنها ورک بوکی فعال است که شما در صفحه آن هستید؛ شما برای دسترسی به ورک بوکها لازم است در تب بازدید (View) ویندوز کلیک کرده و روی تب مورد نظر خود سوییچ کنید.
ورک شیت (Worksheet) چیست؟
همانطور که در بالا گفته شد، ورک شیت فایلهای مختلف کاری شماست؛ حال اگر ورک بوک را به عنوان دفتر حسابها فرض کنیم هر ورک شیت یک صفحه از دفتر شماست. شما در هر ورک بوک میتوانید تعداد زیادی ورک شیت داشته باشید. این قسمت به سازماندهی هر چه بیشتر کار شما کمک خواهد کرد.
برای مشاهده شیتهای مختلف خود لازم است به قسمت پایینی Work book خود مراجعه کنید؛ شیتها در سمت چپ صفحه شما قرار دارند که برای حذف هر کدام میتوانید بر روی آن کلیک راست کرده و به راحتی آن را Delete کنید؛ لازم به ذکر است حذف ورک شیت با کلید undo یا کنترل z قابل برگشت نیست.
علاوه بر آن برای اضافه کردن یک Worksheet میبایست بر روی گزینه “+” کلیک کنید.
لغات پایه اکسل | سطر (Row) و ستون (Column)
زمانی که وارد برنامه Excel میشوید در واقع با یک ورک شیت روبرو هستید؛ همانطور که پیداست ورک شیت مجموعهای از سطر و ستونها را تشکیل می دهد که در نهایت منجر به تشکیل جدول میشود. در بالاترین سلول هرستون میتوان حروف الفبای انگلیسی را مشاهده کرد.
در واقع تمامی ستونها در اکسل با حروف A تا Z نشان داده میشوند؛ بعد از این تعداد از حروف AA و ZZ استفاده میشود؛ بعد از اتمام حروف دو حرفی ترکیب های سه حرفی را مشاهده میکنید که به همین ترتیب ادامه خواهند داشت.
برای حذف و اضافه کردن ستونهای جدید با استفاده از کلیک راست میتوانید به راحتی این کار را انجام دهید؛ شما به راحتی میتوانید ستون یا ردیف خود را اضافه کنید، بدون اینکه فکر بهم خوردن اعداد و چینش آنها باشید؛ در واقع لازم است بدانید زمانی که سطر یا ستونی را اضافه/حذف میکنید؛ شماره سطر و ستونهای دیگر به صورت خودکار اصلاح میشوند.
ویژگی ورک شیت ها در نسخه قدیمی برنامه Excel | ویژگی ورک شیت ها در نسخه های جدید برنامه Excel (نسخه 2007 به بعد) |
سطر: 65536
ستون: 256 | سطر: 1048576
ستون: 16384 |
تعریف جامع سلول (Cell)
همانند اغلب واژههای اکسل؛ تعریف سلول نیز بسیار ساده است. در حقیقت هر خانه از جدول worksheet سلول نام دارد. با کلیک بر روی هر سلول میتوانید آن را به صورت پررنگ با رنگ سبز مشاهده کنید؛ ضمن اینکه زمانی که بر روی یک سلول کلیک میکنید، میتوانید به محتوا آن دسترسی داشته باشید، و در صورت نیاز اطلاعات را ادیت کنید.
چگونه آدرس (Address) سلول مورد نظر خود را در اکسل پیدا کنیم؟
آدرس از دیگر اصطلاحات پایه در اکسل است. برای اینکه بتوان آدرس سلولی را در اکسل مشاهده کرد، میبایست در ابتدا بر روی سلول مورد نظر خود کلیک کنید؛ در چنین حالتی حروف ستون و عدد سطر آن به رنگ سبز در میآیند؛ از این طریق به راحتی میتوانید آدرس سلول مورد نظر خود را پیدا کنید. به عنوان مثال سلولی که در ستون E و سطر 7 قرار گرفته باشد، E7 گفته میشود که نمایانگر آدرس آن است.
علاوه بر آن نمونه دیگری از آدرس دهی در اکسل وجود دارد که با نام محدوده (Range/Array) شناخته میشود. محدوده، چندین سلول است که در توالی یکدیگر قرار دارند. این سلولهای متوالی در چنین شرایطی با یکدیگر همگروه میشوند. به عنوان مثال B2:B10 سلول های B2 تا B10 را در بر میگیرد.
کاربردی ترین فاکتور ویژه نرم افزار Excel؛ فرمولها (Formula)
اگر بخواهیم بزرگترین مزیت برنامه Excel را نسبت به اغلب برنامههای صفحه گسترده بیان کنیم؛ قطعا باید به ویژگی فرمولها اشاره داشته باشیم؛ استفاده از فرمولها به شما این امکان را میدهد تا به راحتی بتوانید محاسبات خودکار و اتوماتیکی داشته باشید و آنها را در داخل worksheet و Workbook خود استفاده کنید.
برای استفاده از فرمولها در اکسل میبایست آنها را در قسمت فرمول تایپ کنید؛ فرمولها در اکسل باید با علامت ” = ” شروع شوند؛ با استفاده از فرمولها تمامی عملیاتهای جمع، تفریق، ضرب و تقسیم را میتوانید به راحتی و به صورت خودکار انجام دهید.
نگاهی مختصر به توابع (Functions)
توابع در واقع، فرمولهایی هستند که به صورت پیشفرض در اکسل وجود دارند؛ به زبان ساده استفاده از توابع به شما در حساب و کتاب کردن کمک میکنند؛ به طور کلی بیش از 400 تابع در اکسل وجود دارد که استفاده از آن کار با فرمولها را بسیار راحتتر کرده است.
اما به طور کلی Functions راه حل سادهتری برای ایجاد و استفاده از فرمولها است. به عنوان مثال اگر قصد داشته باشید سلولهای E1 و F1 را جمع ببندید میتوانید از تابع SUM استفاده کنید؛ در این حالت فرمول به این حالت خواهد بود: (SUM(E1:F1=
کلام آخر
در مقاله بالا به صورت جامع به اصطلاحات پایه در اکسل پرداختیم؛ به طور کلی می توان گفت لغات پایه اکسل مجموعهای از اصطلاحات را شامل میشوند که هر کدام گستردگی مربوط به خود را دارند. اما اگر به دنبال یادگیری پایه اکسل هستید، میبایست علاوه بر خواندن مقاله بالا به صورت عملی فعالیت خود را شروع کنید.
برخی از سوالات رایج:
1.ورک بوک (Workbook) یعنی چه؟
در مواقع همان نام فایل شماست؛ در حقیقت تمامی فایلهایی که شما در اکسل باز میکنید ورک بوک نامیده میشوند
2.worksheet در اکسل چیست؟
اگر ورک بوک را به عنوان دفتر حسابها فرض کنیم هر ورک شیت یک صفحه از دفتر شماست. شما در هر ورک بوک میتوانید تعداد زیادی ورک شیت داشته باشید. این قسمت به سازماندهی هر چه بیشتر کار شما کمک خواهد کرد.
تشکر از زحمتی که کشیدید
برای من بسیار آموزنده بود
وخیلی استفاده بردم شما بزرگوارید که تجربیات خود را
در اختیار من گذاشتید قدردان زحمات شما هستم
سلام ممنون بابت اصطلاحات اکسل خیلی خوب و عالی بود.
موفق باشید.
سلام ممنون از توجه شما.