طراحی فرم در اکسل : آموزش 0 تا 100 طراحی فرم چاپی و نظرسنجی
نرم افزار اکسل نیازی به معرفی ندارد؛ حتی اگر کمی با کامپیوتر و نرم افزارها آشنا باشید قطعا اکسل و لغات پایه اکسل را میشناسید؛ این برنامه کاربردی نزدیک به 4 دهه است که همواره مورد استفاده قرار میگیرد، ضمن اینکه امکانات بسیار کاربردی و ویژهای را در اختیار کاربران خود قرار میدهد.
جمع آوری و نگهداری دادهها و اطلاعات، رسم نمودارهای گرافیکی، انجام محاسبات پیچیده فرمولی و… به راحتی توسط نرم افزار اکسل امکان پذیر است؛ اما ویژگیهای این برنامه تنها به 3 مورد بالا ختم نمیشود! یکی از ویژگیهای اصلی Excel امکان طراحی فرم است. طراحی فرم در اکسل به منظورهای متعددی صورت میگیرد که همگی از یک روش پیروی میکنند؛
فرقی ندارد که یک فرم کاریابی طراحی کنید یا یک نظرسنجی، در این مقاله به شما ساده ترین روش ساخت فرم در اکسل را آموزش خواهیم داد. طراحی فرم با Microsoft Excel بسیار آسان است و ساخت آن تنها در چند مرحله امکان پذیر میباشد؛ در ادامه با طراحی فرم در اکسل 2010 باما همراه باشید…
انواع فرم در اکسل
به طور کلی فرمها در اکسل به دو دسته تقسیم میشوند که عبارتند از: فرمهای چاپی و فرمهای الکترونیکی.
فرمهای چاپی یا همان کاغذی
این نوع فرمها اکثرا با هدف چاپ ساخته میشوند، در طراحی چنین فرمهایی باید توجه داشته باشید که فضای کافی را برای نوشتن در اختیار افراد قرار دهید.
فرمهای الکترونیکی
روشهای متعددی برای ساخت فرمهای الکترونیکی وجود دارد؛ اما نکاتی که در مورد این نوع فرمها قابل توجه است در چهار مورد خلاصه میشود که عبارتند از:
- امکان بررسی فرم و اطلاعات همزمان با تکمیل آن
- افزایش بازده در جمع آوری دادهها
- امکان هوشمند سازی فرم برای جلوگیری از خطاهای احتمالی
- صرفه جویی در زمان
آموزش رایگان ساخت فرم در اکسل + 9 مرحله
نکتهای که در مورد طراحی فرم چاپی در اکسل حائز اهمیت است این است که : به طور کلی طراحی فرم در اکسل بسیار آسان است و نکته مهم انتقال فایل به اکسل است که تنها در چند مرحله امکان پذیر است؛ نکته حائز اهمیت دانستن اصول طراحی فرم است. در ادامه ابتدا به آموزش طراحی فرم میپردازیم و سپس اصول آن را بررسی میکنیم.
برای طراحی فرم در اکسل از مراحل زیر پیروی کنید:
- از قسمت بالا (سمت چپ) وارد قسمت File شوید.
- بعد از نمایش منوی فایل بر روی Options کلیک کنید.
- بعد از وارد شدن به تب option ،بر روی گزینه Quick Access Toolbar کلیک کنید.
- در مرحله بعدی، در پنجره باز شده فرمت خود را انتخاب کنید.
- سپس بر روی گزینه Add کلیک کنید.
- در این مرحله گزینه فرم را انتخاب کرده و در آخر بر روی Ok کلیک کنید.
- بعد از انجام مراحل اولیه بالا در صفحه Workbook میتوانید آیکون فرم را در نوار بالای صفحه مشاهده کنید.
- در این مرحله جدول خود را انتخاب کرده و بر روی گزینه Form کلیک کنید.
- حال به راحتی میتوانید اطلاعات فرم خود را مشاهده کرده و آنها را ویرایش کنید.
فرمت طراحی فرم در اکسل (قسمت های تشکیل دهنده فرم)
هر فرم جدا از موضوع ساخت از 4 قسمت مجزا تشکیل میشود که عبارتاند از:
- عنوان
- قسمت تکمیلی
- قسمت راهنما
- قسمت پایانی
عنوان
بخش عنوان اطلاعات مربوط به مشخصات فرم را دربر میگیرد؛ به طور کلی قسمت عنوان فرم شما مربوط به اطلاعاتی همچون: نام ارگان، تاریخ، زمان، کد، لوگو و… میباشد.
قسمت تکمیلی
قسمت تکمیلی برای هر نوع فرم متفاوت است؛ به عنوان مثال برای یک فرم دانشجویی میتوانید در این قسمت گزینههای تستی یا سوالات تکمیلی را قرار دهید.
قسمت راهنما
این قسمت معمولا در انتهای فرم قرار میگیرد و اطلاعات مربوط به توضیحات اضافه و موارد خاص را شامل میشود.
قسمت انتهایی
قسمت انتهایی معمولا مربوط به آدرس و مشخصات متقاضی است که میتواند محل امضا، پیشنهاد، علاقهمندی و… باشد.
چگونه یک فرم کامل را طراحی کنیم؟
هدف گذاری
طراحی فرم علاوه بر مسائل بالا قواعد و مراحل خود را دارد؛ اولین گزینه از طراحی فرم مربوط به هدف گذاری است. باید هدف خود را از ساخت و طراحی فرم مشخص کنید و نسبت به آن کار خود را شروع کنید و به نکات و جمع آوری اطلاعات بپردازید؛ به عنوان مثال برای طراحی فرم نظرسنجی در اکسل و ساخت داشبورد در اکسل باید در نظر داشته باشید که فضای کافی را در اختیار متقاضی قرار دهید.
جمع آوری و دسته بندی اطلاعات
مرحله بعدی مربوط به قسمت بندی اطلاعات فرم است؛ هر فرم عمدتا از قسمتهای مختلفی تشکیل میشود که هر کدام از موارد مورد نیاز در این قسمتها قرار میگیرند؛ بنابراین پیشنهاد میشود برای طراحی فرم و قسمت بندی موارد، ابتدا تمامی اطلاعات و نکات مورد نظر خود را لیست کنید و سپس به دسته بندی آنها بپردازید؛ ضمن اینکه بهتر است در این قسمت محدوده هر بخش را مشخص کنید.
مشخص کردن عناوین مهم
در مرحله بعدی باید عناوین و توضیحات مورد نیاز خود را قرار دهید؛ پیشنهاد میشود در ساخت فرم و به خصوص طراحی فرم نظرسنجی در اکسل، ابتدا به موضوعات کلی بپردازید و سپس سوالات کم اهمیت تر خود را قرار دهید. مورد بعدی رعایت تناسب و فضای خالی میان قسمت های مختلف فرم شماست، رعایت این مورد در گرافیک کاری شما تاثیر دارد.
سازماندهی و انجام تنظیمات گرافیکی
این گزینه، مرحله بعدی از کار شما را تشکیل میدهد؛ توجه داشته باشید که کل متن شما باید از یک فونت پایه پیروی کند؛ برای Bold سازی عناوین و مطالب نیز نسبت به مهم بودن آنها از عناوین اصلی شروع کنید.
توجه به موارد امنیتی در طراحی فرم
توجه به موارد امنیتی، در حوزه فرمهای الکترونیکی را اهمیت بسزایی دارد؛ در واقع اگر قصد دارید یک فرم الکترونیکی طراحی کنید باید مواردی را جهت حفظ امنیت و درستی اطلاعات در نظر بگیرید. از جمله این اقدامات میتوان به قفل کردن عناوین و سلولهای مهم، اعتبار دهی به دادهها (به کمک ابزار Data Validation)، قفل کردن ساختار سایت و… اشاره داشت.
کلام آخر
طراحی فرم در اکسل با اهداف متفاوتی صورت میگیرد؛ فرم شما میتواند یک نظرسنجی ساده یا یک فرم استخدام باشد. پیروی از نکات و آموزشهای بالا این امکان را فراهم میسازد تا به راحتی بتوانید فرم مورد نظر خود را طراحی کنید.
طراحی فرم در اکسل بسیار آسان بوده و مراحل بسیار ساده ای دارد، اما نکته حائز اهمیت دانستن قوانین و قواعد طراحی فرم است؛ آخرین مطلب مهم نیز مربوط به رعایت مسائل امنیتی در خصوص طراحی فرمهای الکترونیکی میباشد که پیشنهاد میشود توجه دوچندانی نسبت به آن داشته باشید.
برخی از سوالات رایج:
1.چگونه می توان یک فرم کامل را طراحی کنیم؟
ساخت فرم کامل در اکسل به تربیت باید مراحلی طی شود که به شرح زیر می باشد:
- هدف گذاری
- جمع آوری و دسته بندی اطلاعات
- مشخص کردن عناوین مهم
- سازماندهی و انجام تنظیمات گرافیکی
2.چند نوع فرم در اکسل داریم؟
- فرم های چاپی یا همان کاغذی
- فرم های الکترونیکی
ممنون مقاله خوبی بود طراحی فرم در اکسل یه نیاز کاربردیه
ممنون از توجه شما.