آموزش رایگان ساخت و مدیریت پایگاه داده در اکسس
تا به حال برایتان پیش نیامده تا بدانید نحوه مدیریت پایگاه داده در اکسس چگونه است؟ کاربرد نرم افزار اکسل چیست ؟ اکسس در واقع یک بانک اطلاعاتی یا اگر بخواهیم امروزی بگوییم یک پایگاه داده محسوب میشود. این بانک توانایی انجام ذخیره و ثبت و همچنین بازیابی اطلاعاتی که به آن داده میشود را داراست.
برنامه اکسس اطلاعات را بشکل ساخت یافتهای ذخیره میکند و در زمان احتیاج برایتان بازیابی میکند. اگر بخواهیم از بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده تعریفی بکنیم، باید بگوییم که یک مجموعه سازمان یافته از دادهها یا همان اطلاعات را شامل میشود که ممکن است به طرق مختلفی به همدیگر مرتبط شوند.
همانطور که شاهد آن هستیدیکی از پایگاههای کاربردی داده و بانکهای اطلاعاتی که مورد استفاده کسب و کارهای گوناگون نیز قرار گرفته است همین بانکهای اطلاعاتی در اکسس و سایر نرم افزارهای اینچینی برای کدنویسی است. بسیاری از نرم افزارهای کامپیوتری نیز به مدیریت بانکهای اطلاعاتی میپردازند.
هر پایگاه داده شامل مواردی از قبیل: فرمها، کوئرهاى جست و جوگر، گزارشى براى تحلیل و نمایش اطلاعات و همینطور جداولى براى نگهدارى و ذیره سازى است. زمانى که گفته میشود شما با یک پایگاه داده در access کار میکنید، به این منظور است که در واقع با چنین اطلاعاتی در ارتباط هستید.
تعریف پایگاه داده در اکسس
در تعریف بانک اطلاعاتى میشود گفت که، اکسس در واقع یک بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده محسوب میشود. این بانک توانایی انجام ذخیره و ثبت و همچنین بازیابی اطلاعاتی که به آن داده میشود را داراست.
مایکروسافت به راحتی این امکان را فراهم کرده تا به پایگاه داده در اکسس دست رسی آسانی داشته باشید. این برنامه اطلاعات را بشکل ساخت یافتهای ذخیره میکند و در زمان احتیاج برایتان بازیابی میکند.
گر بخواهیم از Databaseدر اکسس شرح مختصری ارائه دهیم، باید بگوییم که یک مجموعه سازمان یافته از دادهها یا همان اطلاعات را شامل میشود که ممکن است به طرق مختلفی به همدیگر مرتبط شوند.
ایجاد پایگاه داده در اکسس
براى اینکه بتوانید پایگاه داده در اکسس و جدول در اکسس خودتان را بسازید ابتدا باید بدانید از چه طریقی میتوانید قبل از اینکه دادههایتان را ویرایش کنید، چگونه پایگاه را باز و ایجاد کنید. این مراحل در زیر شرح داده شده است:
- نخست بر روى تب فایل کلیک کرده و منتظر بمانید تا به نماى backstage راه پیدا کنید. بعد از این کار باید روی گزینه open کلید کنید.
- بعد از اینکه اوپن را زدید باید computer را انتخاب کنید و بر روی browse دوباره کلیک کرده تا طبق تصویر زیر برای شما عمل کند.
- در این مرحله کادر محاورهای زیر برایتان بازخواهد شد که میتوانید پایگاه داده خودتان را انتخاب کنید و در آخر بر روی گزینه open بزنید.
- احتمال این وجود دارد که حین بازکردن پایگاه داده چند پیام هشدار هم برایتان ظاهر شود. اگر پایگاه داده شما داراى توابع سفارشی شده باشد، نوار زرد رنگی با یک هشدار امنیتی در زیر این بخش نشان داده میشود که اگر منبع بانک اطلاعاتیتان اطمینان خاطر داشته باشید، باید روی گزینه enable content بزنید تا اطلاعات صحیح برایتان به نمایش گذاشته شود.
- بعد از اینه صحت اطلاعاتتان را تایید کردید، پیامی از شما خواستار این میشود که آیا تمایل دارید از بانک اطلاعاتی خود یک سند ایجاد کنید؟ اگر تمایل اشته باشید که هر بار پس از ساختن یک پایگاه جدید این متن برایتان به نمایش دربیاید باید بر روی گزینه yes کلیک کنید.
روش بستن پایگاه داده در access
برای اینکه پایگاه داده در access را بندید یکی از مراحل ذیر را در مایکروسافت اکسس باید دنبال کنید:
نخست:
باید بروی تب فایل در نوار ابزار اکسس بزنید تا به نمای backstage بروید و از آنجا بر روی گزینه close کلیک کنید.
دوم:
اگر موضوع ذخیره ناشدهای در پایگاه داده خود داشته باشید، کادر محاوره ای برای هر یک با عنوان اینکه آیا میخواهید آن موضوع را ذخیره کنید؟ برایتان نمایان میشود که اگر بخواهید موضوع ذخیره شود باید روی بله و در غیر این صورت روی خیر کلیک کنید حتی میتوانید که با کنسل کردن آن آن را لغو کنید.
روشهاى بازکردن پایگاه داده در اکسس
برای اجرای اکسس شیوههای مختلفی وجود دارد البته بستگی به سیستم عاملی که شما استفاده میکنید دارد. بعضی از روشهای معمول در اجرای اکسس در زیر نمونه وار آمده است:
بازکردن اکسس از طریق فهرست شروع یا start
یکى از روشهای این است که براى شروع از فهرست استارت کامپیوتر خود کمک بگیرید که باید دکمه ویندوز را فشار دهید تا استارت نمایان شود و بعد گزینه Microsoft access را انتخاب کنید. در این لحظه بر روی blank database که بر روی پنجره ظاهر شده است کلیک کنید. با همین روش ساده برای شما یک پایگاه داده شکل گرفته که باید تنها نام و محل قرار گیری آن را مدنظر داشته باشید.
بازکردن اکسس به کمک نوار وظیفه
یکی دیگر از روشهای بازکردن اکسس به این نحو است که باید ابتدا در قسمت search نوار وظیفه یا به اصطلاح taskbar اکسس را به انگلیسی سرچ کنید. در این روش گزینههای مختلفی راجب اکسس که روی سیستم عاملتان قرار دارد بالا میآید که تنها باید خود نرم افزار را انتخاب کنید. بعد از اجرای برنامه اطلاعاتی راجب نوع و پایگاه برنامه پریده میشود که باید از گزینه blank database استفاده گردد.
براى بازکردن یک موضوع همچنین میتوانید در مایکروسافت اکسس، بر روی navigation رفته و بر روی موضوع مورد نظر خودتان دوبار کلیک کنید.
بعد از این کار باید بر روی موضوع مورد نظرتان به عنوان یک تب در نوار ابزار سند اکسستان را میبینید.
توجه داشته باشید که پیش فرض این است که موضوع باز شده در سربرگ پنجره اصلی، به عنوان موضوع کنونی نمایان گردد. همچنین باید برای مشاهده موضوع دیگری بر روی نوار ابزار آن در نوار زبانه سند کلید کنید تا پنجره جدید باز شود.
اجراى اکسس از طریق ایجاد فایل
یک راه ساده ساده براى اینکه بتوانید یک بانک اطلاعاتی اکسس ایجاد کنید، ایجاد یک سند از نوع خود اکسس است. با کلیک راست میتوانید در هرجایی که تمایل دارید فایل بانک اطلاعاتی مورد نظرتان را ثبت کنید. فهرست دستورات را ظاهر کنید و همچنین با انتخاب گزینه مایکروسافت اکسس فایل جدیدی بسازید و نامی برای آن بگذارید. با اجرا کردن این فایل، پرونده پایگاه داده از نوع و جنس خود برنامه اکسس باز میشود که از شما تنظیماتی را درخواست میکند.
کار با دادهها با Database در اکسس
اگر که پایگاه داده شما یک فایل با ارزش پر از اطلاعات مهم است. و داده ها را ذخیره سازی کردهاید، مایکروسافت اکسس هرکدام از اینها را با موضاعاتی تحت عنوان اسناد یاد میکند که شما برای ذخیره کردن هر یک باید بتوانید جداگانه فرایند ذخیره سازى فایلها طی کنید تا هرکدام قابلیت باز شدن را داشته باشند.
این نکته را به خاطر داشته باشید که شما نمیتوانید کل پایگاهها را در یک زمان ذخیره بکنید پس باید به طور جداگانه موضوعات خود را در بانکهاى اطلاعاتیتان ذخیره بکنید.
ذخیره کردن یک موضوع در اکسس
پس از اجرای نرم افزار آفیس اکسس محیط اولیه نرم افزار برایتان ظاهر میشود. باتوجه به اینکه آموزش ساخت جدول در اکسس2016 در زیر مدنظر بوده است، شکل ظاهری آفیس اکسس همانند تصویر است که نیازمند این است تا در مرحله ابتدایی یک پرونده پایگاه داده یا همان بانک اطلاعاتی ایجاد کنید. در پنجرهای که باز میشود باید با انتخاب گزینه blank database این کار را انجام دهید. در مرحله دوم تنها کافی است تا نام و محل ذخیره فایلتان را مشخص کنید.
در قسمت file name باید برای فایل خود نامی مشخص کنید. محلی هم که باید پوشه در آن قرار بگیرد با استفاده از دکمه پوشه در کنار آن معین میگردد. با کلیک بر روی دکمه creat پایگاه داده درخواستی شما ایجاد شده و میتوانید اجزای مختلف پایگاه داده خود را نیز بسازید.
نکته: محل ذخیره سازی این پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی شما به طور پیش فرض پوشه documents و نام بانک نیز database1 تعیین شده که اگر احساسا نیاز بکنید میتوانید نام و محل ذخیره سازی را به علاقه خودتان تغییر بدهید که با چند کلیک ساده امکانش فراهم است.
- براى ذخیره یک موضوع بر روی گزینه سیو در نوار ابزار کلیک کنید یا همزمان دو کلید ctrl+s را فشار دهید.
- یکی دیگر از روشها این است که زمانی که برای نخستین بار دادهای را سیو میکنید، کادر محاورهای save as بریتان نمایش داده میشود که باید نامی برای فایل خود انتخاب کنید. بعد از تایین نام باید روی گزینه اوکی کلید کنید.
نحوه بستن یک موضوع در پایگاه داده در اکسس
شاید برایتان پیش امده باشد که برای اینکه فضای بیشتری در اختیار خود داشته باشید مجبور باشید برخی از صفحات را ببندید برای این کار ابتدا باید بر روی موضوعی که میخواهید آن را ببندید کلیک کنید و بعد هم روی علامت x در سمت راست نوار ابزار کلیک کنید.
یک راه دیگر هم این است که بر روی زبانه کلیک راست کنید و گزینه close را بزنید. البته بهتر است از این روش برای بستن موضوعات در یک سند اکسس استفاده کنید.
نکته: اگر به هنگام بستن تنظماتی را ذخیره نکرده باشید قبل از اینکه پنجره را ببند از شما این سوال پرسیده می شود که تمایل به تنظیم دادههایتان دارید یا خیر که با کلیک بر روی آری یا خیر و همچنین گزینه کنسل میتوانید فرایند را به پایان برسانید.
تغییر نام موضوع در ایجاد پایگاه داده در اکسس
همان طور که پیشتر گفته شد، در قسمت file name باید برای فایل خود نامی مشخص کنید. محلی هم که باید پوشه در آن قرار بگیرد با استفاده از دکمه پوشه در کنار آن معین میگردد. با کلیک بر روی دکمه creat پایگاه داده درخواستی شما ایجاد شده و میتوانید اجزای مختلف پایگاه داده خود را نیز بسازید.
همچنین اگر براى موضوعی قرار است از نو نام تعیین شود باید اول آن را ببندید بعد در قسمت navigation بر روی موضوع مورد نظر خود کلیک راست بکنید و rename را انتخاب کنید.
حالا باید نام مورد نظرتان را انتخاب کنید و enter را بزنید تا مرحله پایان یابد.
Objects پایگاه داده در اکسس
حالا این بانک اطلاعاتی (پایگاه داده) نرم افزار آفیس اکسس چند شیء obgect مهم و اصلی دارد که در ذیل به آنها اشاره شده است:
objects | توصیفات | |
1 | جدول یا table | یک ساختار منسجم برای ذخیره سازی اطلاعات و دادهها به صورت سطری و ستونی با معین کردن فیلدها و همچنین رکوردها که بسیار کاربردی است. |
2 | فرم یا form | این ساختار منظم کارایی خاصی دارد که از آن میتوان به عنوان یک ابزار جهت نمایش، ویرایش و حذف رکوردهای جدول اطلاعاتی نام برد. |
3 | پرس و جو یا query | پرس و جو روشی است برای جست و جو و پیدایش در جدول یا جدولهای اطلاعاتی مرتبط با هم کاربردیست. |
4 | گزارش report | این آپشن برای بهره مند شدن از صفحه بندی برای نمایش و چاپ گزارشاتی است که از پیش تهیه شده است و از طریق جدول، فرم یا پرس و جوها بدست میآید. |
چکیده
در این مقاله سعى شد تا نحوه ساخت پایگاه داده در اکسس را باهم بیاموزیم. همچنین با تعریف پایگاه داده در اکسس متوجه شدیم که ویژگیها و کاربرد این برنامه از سری آفیس چیست و چه زمانی به کمک ما میآید؟ اکسس در واقع یک بانک اطلاعاتی یا اگر بخواهیم امروزی بگوییم یک پایگاه داده محسوب میشود.
این بانک توانایی انجام ذخیره و ثبت و همچنین بازیابی اطلاعاتی که به آن داده میشود را داراست. این برنامه اطلاعات را بشکل ساخت یافتهای ذخیره میکند و در زمان احتیاج برایتان بازیابی میکند. پس اگر برای ذخیره اطلاعات کارى و همچنین تشکیل یک پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی نیازمند ذخیره دانستههایتان هستید بهتر است تا در اکسس شروع به ساخت یک پایگاه داده بشوید.
برخی از سوالات رایج:
1. روش هاى بازکردن پایگاه داده در اکسس به چه صورت است؟
- بازکردن اکسس از طریق فهرست شروع یا start
- بازکردن اکسس به کمک نوار وظیفه
- اجراى اکسس از طریق ایجاد فایل
2.چند نوع Objects پایگاه داده در اکسس داریم؟
- جدول یا table
- فرم یا form
- پرس و جو یا query
- گزارش report
سلام وقت بخیر
حین ایجاد پایگاه داده در اکسس به error بر خورد میکنم.چه مشکلی میتونه وجود داشته باشه؟
سلام خدمت شما
لطفا پیغام خطایی که دریافت میکنید را کامنت بذارید تا بتونیم راهنمایی کنیم.